Manual – Boka tider i Webdoc (Intern personalmanual)
Denna manual är avsedd för personalen på Rehabkliniken. Den beskriver hur du arbetar i journalsystemet Webdoc med att lägga upp bokningsbara tider, boka patienter samt hantera av- och ombokningar.
🎯 Syfte
- Skapa enhetliga rutiner för bokningar i Webdoc.
- Säkerställa att alla tider och bokningar hanteras korrekt och loggas i systemet.
- Fungera som stöd både för nya och befintliga medarbetare.
👥 Roller och behörigheter
- Reception/administration
- Lägga till bokningsbara tider
- Boka patienter
- Omboka och avboka tider
- Behandlare
- Se egna bokningar
- Göra bokningar (vid behov)
- Lägga noteringar kopplade till tider
- Administratör
- Full behörighet till systemet
- Justera scheman och systeminställningar
🗓️ 1. Lägga till bokningsbara tider
- Logga in i Webdoc.
- Gå till Kalender i menyn.
- Klicka på Lägg till bokningsbar tid.
- Fyll i:
- Datum och klockslag
- Typ av tid (nybesök, återbesök, behandling)
- Vårdgivare (om relevant)
- Eventuella interna kommentarer
- Klicka på Spara.
👉 Bokningsbara tider visas nu som lediga i kalendern.
📷 [Skärmdump: Exempel på formulär för bokningsbar tid]
👩⚕️ 2. Boka en patient på en tid
- Gå till Kalendern.
- Klicka på en ledig tid.
- I bokningsfönstret:
- Ange personnummer (ÅÅÅÅMMDD-XXXX).
- Om patienten redan finns: systemet hämtar uppgifterna automatiskt.
- Om patienten inte finns: välj Skapa ny patient och fyll i namn, kontaktuppgifter.
- Bekräfta besökstyp (nybesök/återbesök/behandling).
- Lägg eventuella noteringar.
- Klicka på Boka.
👉 Tiden markeras nu som upptagen och kopplas till patientens journal.
📷 [Skärmdump: Exempel på patientbokning]
🔄 3. Hantera bokade tider
- Avboka → Klicka på bokningen → välj Avboka → ange orsak.
- Omboka → Klicka på bokningen → välj nytt datum/klockslag → bekräfta.
- Se patientinfo → Klicka på bokningen → patientkortet öppnas.
📷 [Skärmdump: Exempel på markerad bokad tid]
✅ 4. Intern checklista vid bokning
- Rätt datum och tid vald
- Rätt patient (kontrollera personnummer och namn)
- Rätt besökstyp (nybesök/återbesök)
- Relevanta noteringar inlagda
- Kontrollera att tiden markerats som ”upptagen” i kalendern
🚨 5. Felhantering och vanliga situationer
- Patient finns inte i systemet → Skapa ny patient.
- Dubbelbokning → Kontrollera kalendern och justera manuellt.
- Felaktig bokning → Avboka, dokumentera i journalen, boka ny tid.
- Tekniska problem i Webdoc → Rapportera till intern systemansvarig/IT.
🛡️ 6. Loggning och ansvar
- Alla bokningar och ändringar loggas automatiskt i Webdoc.
- Personalen ansvarar för att uppgifterna är korrekta.
- Felaktiga bokningar ska alltid dokumenteras och korrigeras enligt rutin.
📞 7. Support och intern kontakt
- Intern kontakt/teknisk support: Johan Lindberg, 070-516 94 21, [email protected]
