📄 Manual – Skanna in inkommande brev till Webdoc

🖨️ 1. Starta skanningen

1. Klicka på ”Skanna”-ikonen i Windows startmeny längst ned på skärmen.
• Ikonen är blå och ligger vanligtvis långt till höger i listan.

2. Lägg pappret i skannern.
• Lägg endast ett dokument i taget.
• Om dokumentet har två sidor – lägg i båda sidorna samtidigt.

3. När appen ”Skanna” öppnas, klicka på den vita knappen med texten ”Skanna” längst ned i fönstret.
• Skanningen startar nu.

⏳ 2. Efter skanningen

1. Vänta cirka 1 minut efter att skanningen är klar.
• Under denna tid laddas dokumentet automatiskt upp till Webdoc via Webdoc Upload-programmet.

2. När uppladdningen är färdig finns dokumentet tillgängligt i Webdoc.

📂 3. Hitta det inskannade dokumentet i Webdoc

1. Logga in i Webdoc.

2. Klicka på menyn ”Dokument” högst upp i fönstret.

3. Välj ”Skannade filer”.
• Här visas en lista över alla inskannade filer.

🧾 4. Koppla dokumentet till rätt patient

1. Klicka på den fil du vill öppna.

2. Under fältet ”Personnummer”, skriv in patientens personnummer.
• Om patienten inte finns i systemet sedan tidigare, skapa patienten först via Ny patient.

3. Välj typ av dokument (exempelvis remiss, intyg eller journalbilaga).

4. Skriv en kommentar som gör dokumentet lätt att hitta i patientens journal.
• Exempel: ”Inkommande brev från vårdcentral 2025-10-14”.

5. Klicka på ”Spara och stäng”.
• Dokumentet kopplas nu till patientens journal och visas i Dokumentöversikten.

💡 5. Tips vid hantering

• Du kan öppna, rotera, sortera och slå ihop sidor i ett skannat dokument innan du sparar.

• Endast användare med behörighet för Filer och Dokumentöversikt kan redigera eller koppla dokument.

• Kontrollera att du har rätt lokalitet vald om kliniken har flera mottagningar.

⚙️ 6. Teknisk information

• Programmet som hanterar uppladdningen heter Webdoc Upload och ska vara installerat på datorn.

• Operativsystem: Windows 10 eller senare.

• Filer sparas till en förinställd mapp som Webdoc Upload övervakar.

• När en fil hamnar i mappen skickas den automatiskt upp till Webdoc.

🧩 7. Felsökning

• Kontrollera att Webdoc Upload är igång:
• Leta efter en liten Webdoc-ikon nere till höger i aktivitetsfältet.
• Om den saknas, starta programmet manuellt.

• Säkerställ att datorn har internetanslutning.

• Kontrollera att filen ligger i rätt mapp (den som är kopplad till Upload-programmet).

• Starta om datorn om inget annat hjälper.

• Vänta ett par minuter – ibland tar uppladdningen lite tid.

• Prova att uppdatera sidan i Webdoc (F5).

• Kontrollera att du tittar under rätt lokalitet i Webdoc.

• Filtillägg stöds inte – kontrollera att filen är PDF eller JPG.

• Filnamnet innehåller specialtecken – byt namn (använd bara bokstäver, siffror och bindestreck).

• Filen är för stor – dela upp dokumentet i flera mindre delar.

• Om problemet kvarstår, kontakta Webdoc Support via 📧 [email protected] eller kontrollera loggen i Webdoc Upload för detaljer.